電商人這樣帶領團隊:每月一信,和員工搏感情


本文作者是鐘基啟秒創超網股份有限公司的總經理與共同創辦人。感謝慨允授權登載,謹此申謝。

因為Eddie的建議,從去年開始我在公司的管理上施行員工「每月一信」的機制。因為沒有讓員工寫日報表,而且電子商務產業所有的績效都可以在線上透過數字呈現,所以也不是很需要員工回報,才能知道具體的成效與進度。重點是我也不想看,但如此一來,就會與一些庶務型或內勤的員工脫節。因此,我決定開始施行「每月一信」的機制,讓大家可以直接與我對話。

有趣的事情,就這樣開始了……

一開始,這封信變成一個月一次的工作匯報,但我反省過後,覺得這些事情我掌握度基本上是100%,真的不需要花時間看。所以,我鼓勵員工跟我聊聊天,說說自己的想法,或是想要達成的事情。

沒想到,這封信開始變成許願文:從烤箱、鋁梯、燈管(驚?)到微波爐(跟外面防電磁波的布)……天啊!這些東西有需要經過一個月回報後,才能採購嗎? 我是有沒有這麼小氣啦?所以,我又提醒了一下大家,有些事情及時就可以回報了,不用刻意等到一個月啦!

接下來,同事們的信開始檢討工作效率,箭頭可能指向某些流程、溝通上的問題。因為在這個過程中間,我跟團隊溝通我們的共同目標就是「能不進辦公室就不進辦公室」,所以彼此之間的溝通、效率就顯得很重要,畢竟要兼備才能達成不是嗎?

然後,每個月我就針對同事們回饋的集錦,挑選出最重要的兩到三件事情來解決,當大家看到狀況有被修正,也真的獲得成效後……呃,「每月一信」突然又沒東西可以寫了!

於是乎,寫這個也不行,寫那個也不行,該怎麼辦呢?有人開始反映,這封信就跟一個月一次的月經一樣痛苦,不知道要寫什麼?所以,我就在月會上告訴大家,我其實很能聊的呀!嗯,就舉了一個「果蠅」的例子跟大家臭蓋了十分鐘。然後,這中間其實我也陸續每隔一到兩個月會發信給員工,事情好像又有了轉機。

這個月收到大家的信之後,突然覺得好有成就感……

嗯,大家開始談未來了,過去員工把這個機制當作檢討,當作「制式報告」,但這其實得不到太多的真心話。可是經過不斷的調整和磨合,也讓大家知道我這個管理者的個性有多麼地通情達理(自己講),話題有多麼地「開」,並且真的將信裡面大家所反映的事情,用有效的方式來達成和改善。

在此之後,大家開始對這個團隊乃至於公司的未來都有一番嶄新的想像了!也能想像自己在那個時候的狀態,所以,讓我很感動的是在大家的未來藍圖裡,都有這家公司,不但希望跟著公司一起成長,也期待與公司共享成長的紅利。嗯,我想,這就是「信任」吧?

每個月當我回覆每個人的來信時,就像是一次深度的溝通,我既期待也很開心收到這些信,更高興的是在回覆這些信件的時候,彷彿他們就坐在我對面會談一樣。這是既簡單又有效的方式,團隊似乎比較容易凝聚了,所以雖然我們仍舊在執行一些很困難的事情,但有強大的團隊支援,一切就所向無敵了。

訓練團隊的過程很辛苦,但是果實真的很甜美,我的同溫層大多是高階經理人、老闆跟創業家,每個人都有自己一套很棒的帶團隊方式,但我想大家的心境應該是相同的,分享我自己的作法,也期待得到朋友們的回饋。

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